Vấn đề các doanh nghiệp thường gặp khi xây dựng hệ thống

Dưới đây là những vấn đề phổ biến mà doanh nghiệp nhỏ (SME) thường gặp khi triển khai và sử dụng ERP. Chúng ta có thể chia thành 3 cột mốc chính để có thể dễ hình dung:

1. Vấn đề trước khi triển khai ERP

Chủ yếu do thiếu chuẩn bị, đánh giá nhu cầu và nguồn lực chưa đúng

• Chưa xác định được nhu cầu & quy trình nội bộ rõ ràng

SMEs thường chưa chuẩn hóa quy trình làm việc (kho, bán hàng, kế toán, sản xuất…), dẫn đến khi lên ERP mới phát hiện dữ liệu rời rạc, bước xử lý chồng chéo, gây tốn thời gian điều chỉnh.

• Thiếu đội ngũ IT nội bộ hoặc người hiểu nghiệp vụ

Nhiều doanh nghiệp giao toàn bộ cho nhà phát triển phần mềm mà không có người “chủ dự án” nội bộ dẫn đến việc khó kiểm soát phạm vi, tính năng không đúng hoặc chưa đủ theo nhu cầu, dễ phát sinh chi phí khi chỉnh sửa hoặc viết thêm.

• Ngân sách & thời gian bị đánh giá thấp
  SMEs hay kỳ vọng triển khai nhanh, rẻ; nhưng khi cần thay đổi theo yêu cầu, đào tạo và tích hợp (kế toán, bán hàng, website, cân điện tử RS232, POS…) thì phát sinh chi phí ẩn.

2. Vấn đề trong quá trình sử dụng

Là những phát sinh khi ERP đi vào vận hành thực tế

• Dữ liệu không đồng nhất / sai lệch
  Nhập liệu ban đầu thiếu kiểm tra, nhiều file Excel cũ không được làm sạch → báo cáo sai, khó ra quyết định.
• Khó sử dụng – giao diện phức tạp
  Nhân viên không quen thao tác, chưa được đào tạo đầy đủ; giao diện ERP “chuẩn quốc tế” nhưng không phù hợp văn hóa & quy trình Việt Nam.
• Phụ thuộc nhà cung cấp
  SMEs thường không có IT có chuyên môn lập trình. Vì vậy mỗi thay đổi (thêm báo cáo, tích hợp cổng thanh toán, hóa đơn điện tử, dữ liệu nhà cung cấp, dữ liệu khách hàng …) đều phải thuê ngoài. Việc này cần phải lường trước để lựa chọn đơn vị phát triển và triển khai ERP uy tín để đồng hành hành cùng mình.
• Hệ thống chậm hoặc thiếu ổn định
  Chọn gói cloud quá rẻ, cấu hình server yếu, số lượng user tăng đột biến dẫn đến giật lag, downtime.
• Thiếu tích hợp với phần mềm khác
  Ví dụ: không kết nối được với website bán hàng, CRM marketing, cổng thanh toán, cân điện tử RS232 trong kho, dẫn đến phải nhập liệu thủ công.

 3.  Vấn đề về quản trị & con người

Liên quan văn hóa, thói quen, và sự thay đổi trong doanh nghiệp

• Kháng cự thay đổi từ nhân viên
  Nhân viên quen làm Excel, sổ sách → không muốn nhập dữ liệu đầy đủ hoặc tìm cách “né” ERP.
• Thiếu quy định & kỷ luật sử dụng
  Không có quy trình chuẩn: ai nhập, ai duyệt, ai xem báo cáo… Trách nhiệm nhập dữ liệu phải đúng và đầy đủ, ai kiểm soát việc đủ, đúng sai ? Vì nếu không có quy định rõ ràng, sẽ dễ dẫn đến dữ liệu rời rạc, không đúng, không đầy đủ, và  dẫn đến báo cáo không đáng tin cậy.
• Không đánh giá & cải tiến liên tục
  Đây là mấu chốt quan trọng. Doanh nghiệp thường nghĩ ERP là “làm xong là xong”, không tái cấu trúc, không cập nhật module khi quy mô mở rộng → hệ thống không còn đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.

Để khắc phục cho những vấn đề trên, công ty ENGMA, chuyên lập trình và triển khai ERP xin gợi ý một số biện pháp cho doanh nghiệp nhỏ muốn triển khai ERP như sau:

1. Xác định nhu cầu cốt lõi — chọn module thật sự cần thiết  (kế toán, bán hàng, kho, CRM) trước, tránh làm “tất cả trong một” ngay từ đầu. Điều này giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tiết kiệm chi phí, triển khai nhanh, dữ liệu gọn sạch, và tạo điều kiện cho nhân viên từng bước làm quen với ERP.

2. Chuẩn hóa dữ liệu & quy trình nội bộ trước khi đưa lên ERP. Đây là một bước cực kỳ quan trọng và cần thiết nhưng trên thực tế lại hay bị các doanh nghiệp giao phó cho nhà lập trình và triển khai ERP. Cần phải xem xét quy trình, chỉnh sửa sao cho tối ưu nhất trước khi đưa lên ERP, để tránh những dữ liệu rác, tránh việc chỉnh sửa, tránh việc báo cáo không đúng, vận hành chồng chéo, mất thời gian, tiết kiệm chi phí lập trình.
3. Chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm với SMEs và hiểu thị trường Việt Nam (hóa đơn điện tử, thuế, POS, cân điện tử…), đặc biệt là có uy tín và trách nhiệm, để việc đồng hành được lâu dài.
4. Đánh giá, cải thiện: luôn rà soát, đánh giá và cải thiện những điểm bất cập phát hiện ra trong quá trình vận hành để hệ thống đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với công ty lập trình phần mềm ENGMA.