Làm thế nào để chuẩn hóa quy trình & dữ liệu của doanh nghiệp trước khi áp dụng ERP?

Trong hành trình chuyển đổi số, phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện – từ bán hàng, kho, kế toán, nhân sự đến sản xuất. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu triển khai ERP, các doanh nghiệp cần phải chuẩn hóa quy trình và dữ liệu nội bộ vì đây chính là bước quyết định sự thành công của dự án ERP.

1.Khảo sát và vẽ lại quy trình hiện tại

Bước đầu tiên là hiểu rõ cách doanh nghiệp đang vận hành. Hãy liệt kê các quy trình chính: Bán hàng – Mua hàng – Kho – Kế toán – Sản xuất – Nhân sự,… và vẽ sơ đồ luồng công việc (workflow) của từng quy trình.

Mỗi quy trình cần chỉ rõ:

• Ai là người chịu trách nhiệm?
• Dữ liệu nào đang được sử dụng (Excel, phần mềm kế toán, giấy tờ…)?
• Các bước xử lý hiện tại và vấn đề đang gặp phải.

Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về hiện trạng, giúp dễ dàng xác định đâu là “nút thắt” cần cải tiến.

2.Xác định các điểm nghẽn & rủi ro

Một dự án ERP chỉ thành công khi giải quyết được các “điểm đau” thực tế. Hãy đặt ra các câu hỏi:

• Dữ liệu có bị trùng lặp hoặc sai lệch giữa các phòng ban không?
• Việc trao đổi thông tin hiện nay có nhanh chóng và thống nhất không?
• Có bước nào trong quy trình gây chậm trễ hoặc phụ thuộc cá nhân?

Từ đó ghi nhận các vấn đề cụ thể để đưa vào phạm vi triển khai ERP sau này.

3.Chuẩn hóa dữ liệu gốc (Master Data)

Đây là phần “xương sống” của hệ thống ERP. Trước khi nhập dữ liệu, hãy làm sạch và chuẩn hóa các danh mục:

Lưu ý: Xây dựng quy tắc mã hóa thống nhất (naming convention) giúp ERP vận hành trơn tru, tránh nhầm lẫn.

4. Chuẩn hóa biểu mẫu & quy trình phê duyệt

Trước khi triển khai ERP, cần thống nhất biểu mẫu và quy trình phê duyệt nội bộ:

• Các phiếu như PO, phiếu nhập/xuất kho, bảng lương, hợp đồng cần có định dạng chuẩn.
• Mỗi quy trình nên xác định ai là người phê duyệt ở từng bước, để khi ERP triển khai có thể tự động hóa.

Mục tiêu: Giảm thao tác thủ công, tăng tính minh bạch và kiểm soát nội bộ.

5. Chuẩn hóa hệ thống báo cáo & KPI

ERP là công cụ mạnh mẽ để cung cấp báo cáo theo thời gian thực, nhưng chỉ hiệu quả khi dữ liệu đầu vào chuẩn hóa.
Hãy xác định:

• Các chỉ số quản trị (KPI) mà lãnh đạo cần theo dõi.
• Công thức tính, nguồn dữ liệu và tần suất cập nhật.

Ví dụ:

• Doanh thu theo chi nhánh
• Tồn kho theo mã hàng
• Lãi gộp theo đơn hàng

Khi đó, toàn bộ báo cáo trong ERP sẽ trở thành “single source of truth” — nguồn dữ liệu duy nhất, chính xác và đáng tin cậy.

 Kết luận

Chuẩn hóa quy trình & dữ liệu không chỉ giúp triển khai ERP dễ dàng, mà còn là nền tảng cho doanh nghiệp phát triển bền vững. Khi quy trình được chuẩn, dữ liệu được làm sạch, doanh nghiệp sẽ:

• Vận hành minh bạch & hiệu quả hơn.
• Giảm phụ thuộc vào con người.
• Dễ dàng mở rộng và kết nối hệ thống trong tương lai.

 ENGMA – Đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình ERP

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, ENGMA cung cấp giải pháp ERP toàn diện – dễ dùng, linh hoạt, và tối ưu chi phí.

???? Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí & dùng thử 30 ngày: