Đây là câu hỏi mà hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) đặt ra khi bắt đầu hành trình chuyển đổi số (Digital Transformation). Trong bài viết này, chúng tôi xin đề cập một lộ trình thực tế, dễ bắt đầu, ít rủi ro về chi phí và phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam, được chia thành các giai đoạn sau:
1. Bắt đầu từ nhu cầu thực tế – không phải công nghệ
Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ vấn đề cụ thể đang gặp phải:
- Quản lý dữ liệu rời rạc, khó tổng hợp báo cáo?
- Nhân viên xử lý thủ công quá nhiều?
- Thông tin giữa các bộ phận không đồng nhất?
- Khó theo dõi doanh thu, tồn kho, công nợ?
Mục tiêu là giải quyết “nỗi đau” hiện tại bằng công nghệ phù hợp, chứ không phải chạy theo xu hướng.
2. Chuẩn hóa quy trình & dữ liệu
Đây là bước nhiều doanh nghiệp bỏ qua, dẫn đến thất bại khi triển khai phần mềm.
- Vẽ lại quy trình làm việc hiện tại của từng phòng ban (bán hàng, kho, kế toán, sản xuất...).
- Loại bỏ bước dư thừa, chuẩn hóa tên gọi dữ liệu (ví dụ: mã sản phẩm, mã khách hàng...).
- Xác định rõ ai chịu trách nhiệm ở từng giai đoạn.
Việc này giúp các doanh nghiệp giảm được sai sót và trùng lặp công việc trong quy trình, tăng năng suất và hiệu quả công việc, đồng thời có đầy đủ dữ liệu chính xác, để có thể có những báo cáo chính xác trước khi ra quyết định.
3. Bắt đầu số hóa từng phần nhỏ
Không nên làm ERP hay hệ thống lớn ngay từ đầu. Hãy chọn 1–2 mảng cốt lõi để thử nghiệm:
- CRM (quản lý khách hàng, chăm sóc khách hàng)
- Kế toán – bán hàng – kho
- Nhân sự – chấm công – tính lương
Việc số hoá từng phần nhỏ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro và tiết kiệm chi phí ban đầu, dễ thích ứng, tăng khả năng kiểm soát và đo lường hiệu quả sử dụng, giúp nhân viên dễ thích nghi và xây dựng nền móng chuyển đổi số toàn diện.
4. Kết nối & mở rộng hệ thống
Khi các mảng cơ bản đã chạy ổn, doanh nghiệp có thể:
- Tích hợp hệ thống với website, phần mềm bán hàng, hoặc phần mềm kế toán.
- Tạo dashboard tổng hợp doanh thu, chi phí, tồn kho theo thời gian thực.
- Ứng dụng IoT (nếu trong lĩnh vực sản xuất/nông nghiệp) hoặc AI (phân tích khách hàng, dự báo bán hàng…).
5. Xây dựng văn hóa số & đào tạo nhân sự
Chuyển đổi số chỉ thành công khi con người thay đổi cùng công nghệ:
- Đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm.
- Truyền thông nội bộ để mọi người hiểu “vì sao phải làm”.
- Có người phụ trách chuyển đổi số (Digital Champion) để giám sát tiến trình.
Kết luận:
Doanh nghiệp nên bắt đầu chuyển đổi số từ quy trình nhỏ, dễ đo lường hiệu quả, sau đó mở rộng dần sang toàn bộ hệ thống. Bắt đầu từ con người – chuẩn hóa quy trình – chọn công cụ phù hợp – đào tạo & duy trì.
Hiện nay, Công ty ENGMA đang cung cấp phần mềm ERP Engma cho doanh nghiệp dùng thử miễn phí, giúp trải nghiệm đầy đủ các tính năng quản trị toàn diện. Đây là giải pháp tối ưu, chi phí hợp lý và dễ dàng mở rộng theo quy mô phát triển của doanh nghiệp.
Mọi chi tiết xin liên hệ với công ty ENGMA.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: 220/1 Nguyễn Trọng Tuyển, phường 8, quận Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh, Việt nam
- Tel: (0084) 2839977249 - Fax: (0084) 2839977348
- Di động: (0084) 938136444 – Mr. Phong
- Email: info@engma.com.vn
- www.engma.com.vn