Doanh nghiệp cần làm gì trong nội bộ trước khi bắt đầu triển khai ERP?

Trong hành trình chuyển đổi số, phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) đang trở thành giải pháp cốt lõi giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể – từ bán hàng, kho, kế toán đến nhân sự, sản xuất. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu triển khai ERP, điều quan trọng nhất không phải là chọn phần mềm, mà là sự chuẩn bị nội bộ thật kỹ để xác định đúng nhu cầu và vấn đề thực tế của doanh nghiệp.

Vậy doanh nghiệp cần làm gì để sẵn sàng cho hành trình ERP? Hãy cùng ENGMA tìm hiểu!

1. Thành lập Ban Dự Án ERP nội bộ

Trước khi chọn nhà cung cấp phần mềm, doanh nghiệp cần xây dựng Ban Dự Án ERP.
Nhóm này thường gồm đại diện của các phòng ban chính như kế toán, bán hàng, kho, sản xuất, nhân sự, IT…

Nhiệm vụ chính của Ban Dự Án ERP:

• Làm đầu mối trao đổi với đơn vị triển khai ERP.
• Thu thập thông tin quy trình hiện tại, đề xuất nhu cầu cải tiến.
• Theo dõi tiến độ, nghiệm thu kết quả từng giai đoạn.

Một ban dự án mạnh sẽ giúp đảm bảo ERP được thiết kế sát với thực tế vận hành của doanh nghiệp.

2. Khảo sát và mô tả quy trình hiện tại (As-Is Process)

Đây là bước nền tảng giúp doanh nghiệp hiểu rõ mình đang ở đâu trước khi thay đổi.
Doanh nghiệp cần:

• Liệt kê tất cả quy trình nghiệp vụ đang vận hành thực tế: mua hàng, bán hàng, nhập – xuất kho, kế toán, nhân sự…
• Ghi nhận những điểm nghẽn, công việc trùng lặp, thao tác thủ công.
• Vẽ sơ đồ luồng công việc thực tế (workflow) để thấy được cách dữ liệu đang di chuyển giữa các phòng ban.

Kết quả thu được là bức tranh rõ ràng giúp xác định quy trình nào cần chuẩn hóa và số hóa trước.

 3. Xác định nhu cầu và mục tiêu triển khai ERP (To-Be Process)

Sau khi hiểu rõ tình hình hiện tại, bước tiếp theo là đặt ra mục tiêu cụ thể cho dự án ERP:

• Doanh nghiệp muốn ERP giải quyết vấn đề gì?
• Bộ phận nào cần ưu tiên triển khai trước?
• Mục tiêu định lượng là gì (giảm thời gian nhập liệu, rút ngắn thời gian lập báo cáo, tăng độ chính xác dữ liệu, v.v.)?

Ví dụ:

• “Cần theo dõi tồn kho chính xác theo thời gian thực.”
• “Cần quản lý công nợ khách hàng theo từng hợp đồng.”
• “Cần giảm thời gian lập báo cáo tài chính từ 5 ngày xuống 1 ngày.”

Khi mục tiêu rõ ràng, lộ trình ERP sẽ trở nên cụ thể, dễ đo lường hơn.

4. Chuẩn hóa dữ liệu và biểu mẫu

Dữ liệu là “nhiên liệu” của ERP. Doanh nghiệp nên kiểm tra và làm sạch toàn bộ dữ liệu hiện có, bao gồm:

• Danh mục sản phẩm, mã hàng, mã khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản kế toán…
• Các biểu mẫu hiện đang sử dụng: phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn, đơn hàng...

Hãy thống nhất quy tắc đặt mã, đơn vị tính, nhóm hàng, danh mục nhân viên để khi nhập vào ERP không phát sinh lỗi trùng lặp hay sai lệch.

 5. Đánh giá năng lực nhân sự & tinh thần sẵn sàng thay đổi

ERP không chỉ là phần mềm – đó là sự thay đổi về tư duy và quy trình làm việc. Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần:

• Xác định đội ngũ nhân viên chủ chốt sẵn sàng tham gia thử nghiệm và đào tạo lại cho các phòng ban.
• Đánh giá mức độ hiểu biết công nghệ, kỹ năng sử dụng phần mềm của nhân viên.
• Tổ chức các buổi workshop nội bộ để tạo nhận thức rằng ERP là công cụ giúp giảm tải công việc, không phải gánh nặng.

 6. Xác định phạm vi và lộ trình triển khai giai đoạn đầu

Thay vì triển khai toàn bộ hệ thống cùng lúc, doanh nghiệp nên bắt đầu từ những module quan trọng nhất như:

• Bán hàng (Sales)
• Kho (Inventory)
• Kế toán (Accounting)

Sau khi vận hành ổn định, có thể mở rộng sang sản xuất, nhân sự, CRM, dự án,… Cách triển khai theo giai đoạn giúp giảm rủi ro, dễ đào tạo và tối ưu chi phí.

Kết luận

ERP là bước chuyển mình quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Nếu chuẩn bị tốt ngay từ bên trong, việc triển khai sẽ diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm chi phí và mang lại giá trị thực sự.

 ENGMA – Đối tác triển khai ERP hàng đầu cho doanh nghiệp Việt Nam

Với kinh nghiệm triển khai hàng chục hệ thống ERP thực tế, ENGMA hiểu rõ những khó khăn doanh nghiệp gặp phải trong giai đoạn đầu.
Chúng tôi cung cấp:

• Giải pháp ERP tùy chỉnh theo quy trình thực tế của doanh nghiệp.
• Tư vấn chiến lược triển khai phù hợp quy mô SME.
• Đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật trọn gói.

ENGMA – Đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số.

???? Liên hệ với ENGMA