Hướng dẫn chuẩn hoá hệ thống báo cáo và KPI trước khi triển khai ERP

Trong hành trình chuyển đổi số, ERP (Enterprise Resource Planning – hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp) là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý tập trung, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, để hệ thống ERP hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp phải chuẩn hoá hệ thống báo cáo và KPI trước khi triển khai.

1.Xác định rõ mục tiêu báo cáo & quản trị KPI

Trước tiên, doanh nghiệp cần phải trả lời các câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp muốn kiểm soát hoạt động nào: bán hàng, tài chính, kho hay nhân sự?
• Lãnh đạo cần nhìn thấy điều gì để ra quyết định nhanh hơn?
• Ai sẽ là người sử dụng báo cáo – giám đốc, trưởng phòng hay nhân viên?

Khi xác định rõ mục tiêu, doanh nghiệp sẽ biết cần đo lường những chỉ số nào – đó chính là nền tảng để xây dựng hệ thống KPI hiệu quả và thực tế.

2. Chuẩn hoá dữ liệu đầu vào – nền móng của mọi báo cáo

Một báo cáo tốt chỉ đến từ dữ liệu chuẩn. Do đó, trước khi nghĩ đến ERP, doanh nghiệp cần:

• Thống nhất cách mã hóa: mã khách hàng, sản phẩm, chi phí, nhân viên…
• Kiểm tra và loại bỏ dữ liệu trùng lặp, sai định dạng.
• Quy định rõ cách nhập liệu: ngày tháng, đơn vị đo, định mức, nhóm hàng.

Khi mọi người cùng dùng “một ngôn ngữ dữ liệu”, báo cáo sẽ tự động chính xác và dễ hiểu hơn rất nhiều.

3. Chuẩn hoá cấu trúc báo cáo trong toàn công ty

Hệ thống báo cáo nên được phân tầng rõ ràng:

Lưu ý: Hãy thống nhất định dạng chung cho tất cả các báo cáo – cùng bố cục, cùng tần suất (tuần, tháng, quý). Việc này sẽ giúp ERP sau này dễ dàng tự động hoá.

4. Xây dựng hệ thống KPI thực tế và gắn với chiến lược

Đừng đặt KPI chỉ để “đo cho có”. Hãy đặt chỉ tiêu phản ánh đúng mục tiêu của doanh nghiệp.

Ví dụ:

• Sales: Doanh số, tỷ lệ chốt đơn, khách hàng mới.
• Marketing: Chi phí/lead, số lượng lead chất lượng, ROI chiến dịch.
• Kế toán: Chu kỳ thu hồi công nợ, độ chính xác báo cáo.
• Nhân sự: Tỷ lệ nghỉ việc, hiệu suất trung bình.

Mỗi KPI nên có:

• Công thức tính rõ ràng
• Mục tiêu cụ thể (Target)
• Người phụ trách và thời gian đánh giá

Khi ERP đi vào hoạt động, các KPI này sẽ được tự động cập nhật – giúp lãnh đạo theo dõi hiệu suất theo thời gian thực.

5. Chuẩn hoá quy trình báo cáo & kiểm soát dữ liệu

Một hệ thống tốt không chỉ cần dữ liệu chuẩn, mà còn cần quy trình rõ ràng:

1. Thu thập dữ liệu: ai nhập, nhập khi nào, từ đâu
2. Kiểm tra & đối soát: bộ phận kế toán hoặc QA chịu trách nhiệm
3. Phê duyệt & công bố báo cáo: theo lịch cố định (ví dụ ngày 5 hàng tháng)
4. Phản hồi & cải tiến: họp định kỳ để điều chỉnh KPI

Quy trình này giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch, tránh sai sót và tạo thói quen “làm việc bằng dữ liệu”.

6. Chuẩn bị sẵn sàng để triển khai ERP

Khi hệ thống báo cáo và KPI đã được chuẩn hoá, doanh nghiệp chỉ cần bước nhỏ cuối cùng trước khi triển khai ERP:

• Tạo danh sách báo cáo cần chuyển sang ERP
• Chuẩn bị dữ liệu đầu vào (khách hàng, sản phẩm, chứng từ, kho, kế toán…)
• Thiết kế mẫu báo cáo chuẩn ERP cùng đối tác triển khai

Với nền tảng này, quá trình triển khai ERP sẽ nhanh hơn, ít lỗi hơn và hiệu quả ngay từ giai đoạn đầu.

Kết luận

Chuẩn hoá hệ thống báo cáo & KPI không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn, mà còn là bước đệm quan trọng để triển khai ERP thành công.

Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm hướng triển khai ERP —
hãy để ENGMA đồng hành cùng bạn từ khâu chuẩn hoá dữ liệu, thiết kế hệ thống KPI đến triển khai ERP hoàn chỉnh.

ENGMA – Đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số

Website: www.engma.com.vn
Email: info@engma.com.vn
Hotline: 0938 136 444 - Mr. Phong